При отправке электронного письма любого содержания, важно не только внимательно работать над телом сообщения, но и уделять особое внимание созданию шапки письма. Шапка письма – это первое, что видит получатель и именно она определяет его первое впечатление о вашем письме.
В шапке письма обычно содержится информация, которая помогает получателю быстро определить посылку и понять, кому адресовано письмо. Самые важные элементы в шапке письма включают в себя адрес отправителя, адрес получателя, тему письма и дату отправки. Каждый из этих элементов выполняет свою функцию, которая способствует более эффективному и удобному взаимодействию с электронными сообщениями.
Адрес отправителя позволяет получателю быстро определить, кто является отправителем письма. Обычно адрес отправителя в шапке письма отображается как имя отправителя, после чего следует его адрес электронной почты. Правильное указание адреса отправителя в шапке письма может быть полезным в случае, если получатель хочет связаться с вами по каким-либо вопросам или оставить обратную связь.
Адрес получателя предназначен для указания того, кому адресовано письмо. В шапке письма адрес получателя обычно записывается в формате "Имя получателя"
Функциональные элементы шапки письма
- Поле "Кому" – в этом поле указывается адрес электронной почты получателя письма. При отправке письма обязательно нужно указывать верный адрес получателя.
- Поле "От кого" – в этом поле указывается адрес электронной почты отправителя письма. Получатель может видеть эту информацию, поэтому важно указывать корректные данные.
- Поле "Тема" – в этом поле нужно кратко описать содержание письма. Правильно выбранная тема помогает получателю быстро понять, о чем идет речь в письме и упрощает его классификацию и поиск.
- Поле "Копия" или CC (Carbon Copy) – это поле, в котором указываются адреса электронной почты других получателей, которым также будет отправлена копия письма. При этом каждый из получателей видит адреса всех остальных получателей.
- Поле "Скрытая копия" или BCC (Blind Carbon Copy) – это поле, которое позволяет отправлять копию письма другим получателям, но адреса этих получателей не видны в оригинальном письме.
Эти элементы позволяют корректно заполнить и настроить шапку письма, обеспечивая успешную отправку и коммуникацию с получателем. Помните, что правильно заполненная и оформленная шапка письма помогает повысить его эффективность и улучшить впечатление от вашего сообщения.
Основные разделы в шапке письма
Шапка письма в электронной почте включает несколько основных разделов, каждый из которых выполняет определенную функцию:
1. Отправитель: в этом разделе указывается контактная информация отправителя, такая как его имя, электронный адрес и, возможно, его должность или организация. Это позволяет получателю понять, от кого пришло письмо и связаться с отправителем при необходимости.
2. Получатель: здесь указываются контактные данные получателя - его имя и электронный адрес. Это гарантирует, что письмо достигнет нужного адресата и он сможет идентифицировать отправителя.
3. Тема письма: в данном разделе указывается краткое описание содержания письма. С помощью темы отправитель может предоставить получателю обзор о том, о чем будет письмо, что помогает в определении приоритета и важности.
4. Дата и время: этот раздел позволяет получателю узнать, когда было отправлено письмо и когда оно было получено.
5. Разделы с дополнительной информацией: здесь может содержаться информация о прикрепленных файлах, важных деталях, инструкциях или ссылках, которые могут быть полезны получателю.
Все эти разделы вместе создают полную и информативную шапку письма, которая помогает получателю быстро ориентироваться и принимать решения о дальнейших действиях.
Адресат и отправитель письма
Отправитель письма – это человек или организация, отправляющие электронное сообщение. Они указывают свой адрес электронной почты в поле "От кого" или "From". Обычно отправитель использует свое настоящее имя или псевдоним, чтобы адресаты понимали, от кого они получили письмо.
Важно отметить, что адресаты и отправители писем могут быть одним и тем же человеком или группой людей, в зависимости от контекста и цели сообщения.
Дата и время отправки письма
Дата отправки письма указывает на текущую дату в формате день/месяц/год, например, 01/01/2023. Это позволяет получателю понять, насколько недавно было отправлено сообщение. Иногда дата может быть представлена в текстовом формате, таком как "сегодня", "вчера" или "2 дня назад".
Время отправки письма указывается в формате часы:минуты:секунды, например, 12:30:45. Оно позволяет получателю знать точное время отправки сообщения. Некоторые почтовые клиенты также показывают разницу времени между отправкой и получением письма.
Дата и время отправки могут быть особенно полезными в деловом общении, когда необходимо отслеживать и документировать взаимодействие между отправителем и получателем. Также они позволяют контролировать время доставки сообщений и измерять эффективность коммуникации.
Тема письма
Тема письма должна быть четкой, лаконичной и информативной. В ней необходимо указать основную цель письма или тему, с которой оно связано. Это может быть приглашение на мероприятие, информация о скидке или акции, запрос на встречу, благодарность и т.д.
При выборе темы письма следует учитывать, что ее длина ограничена. В большинстве почтовых клиентов отображается только первые 50-70 символов темы письма, поэтому важно уместить основную информацию в данное ограничение и сделать тему привлекательной для получателя.
