Оформление расходного ордера – важный и ответственный процесс в бухгалтерии любого предприятия. Ведь именно расходные ордера позволяют фиксировать и контролировать расходы, осуществляемые организацией. Они являются неотъемлемой частью бухгалтерского учета и служат основанием для списания денежных средств со счетов компании.
Если вы не знаете, как правильно оформить расходный ордер, не волнуйтесь – мы подготовили для вас пошаговую инструкцию по заполнению данного документа. Следуя ей, вы сможете без проблем оформить расходный ордер и провести операцию списания средств в соответствии с требованиями законодательства и учетными правилами вашей компании.
Шаг за шагом мы рассмотрим все необходимые для заполнения поля расходного ордера, дадим практические рекомендации и примеры. Вы узнаете, как правильно указать дату, наименование контрагента, цель расхода, статью учета и сумму, а также как добавить сопутствующие документы и подписи сотрудников.
Что такое расходный ордер?
Форма расходного ордера может различаться в зависимости от организации и ее требований. Однако, в документе обычно указываются следующие основные сведения:
1. Номер документа. Каждый расходный ордер должен иметь свой уникальный номер для идентификации и учета расходов.
2. Дата составления. Указывается точная дата, когда был создан расходный ордер.
3. Наименование организации. Указывается полное официальное название организации или предприятия.
4. Подразделение или структурное подразделение. В этом разделе указывается конкретное подразделение или отдел организации, на которое будет производиться списание средств.
5. Основание для составления ордера. В этом разделе указывается, какие работы или услуги выполняются, а также другие детали, которые обусловили необходимость произвести расходы.
6. Сумма. Указывается точная сумма расхода, которая будет списана с организации.
7. Подписи и печати. Расходный ордер должен быть подписан ответственным лицом организации и иметь печать организации.
Расходные ордера являются важными документами для учета и контроля затрат предприятия. Их правильное оформление и заполнение позволяет вести эффективную финансовую деятельность и контролировать расходы. Также, расходные ордера могут быть использованы в качестве основы для выставления счетов или документов для финансовой отчетности организации.
Шаг 1: Подготовка необходимых документов
Прежде чем приступить к заполнению расходного ордера, необходимо подготовить следующие документы:
1. Требование на расходование средств.
2. Оригинал назначенного на расход документа, например, договора, счета-фактуры, счета.
3. Копия платежного поручения или другого документа, подтверждающего факт расходования средств.
4. Копия паспорта исполнителя расходного ордера.
Проверьте наличие и правильность всех необходимых документов перед заполнением расходного ордера, чтобы избежать ошибок или задержек в процессе.
Определение цели расхода
Отчетность о расходах должна быть четкой и подробной, чтобы предоставить полную информацию о целях и обоснованиях ресурса. Документирование цели расхода облегчает аудит и внутренний контроль, а также помогает в будущем анализировать и оптимизировать бюджет.
При определении цели расходов следует учитывать следующие факторы:
- Необходимость расхода: оцените, насколько необходим данный расход и как он связан с текущей деятельностью или целями организации.
- Ожидаемые результаты: опишите, какие результаты и преимущества будут достигнуты благодаря этому расходу. Важно представить аргументы, подтверждающие эффективность и целесообразность расхода.
- Бюджетные ограничения: учитывайте ограничения бюджета и определите, насколько расход вписывается в эти рамки. При необходимости сделайте корректировки или обоснуйте необходимость дополнительных средств.
- Приоритеты: сравните расход с другими задачами и проектами, чтобы определить его приоритетность. Приоритет может быть установлен в зависимости от важности, срочности или назначения средств.
Указание цели расхода в расходном ордере помогает установить соответствие между авторизацией расхода, отчетностью и резервированием средств.
Примечание: при заполнении расходного ордера необходимо указать цель расхода и ее обоснование.
Шаг 2: Заполнение заголовка расходного ордера
В заголовке расходного ордера необходимо указать следующую информацию:
| 1. | Дата составления | Укажите дату, когда был составлен расходный ордер. Это должна быть актуальная дата, когда произошло событие, в результате которого возникла необходимость в расходе средств. |
| 2. | Номер расходного ордера | Укажите уникальный номер расходного ордера. Этот номер поможет установить связь между данным расходным ордером и другими финансовыми документами. |
| 3. | Подразделение | Укажите название или код подразделения, от имени которого заполняется расходный ордер. Подразделение может быть как отделом организации, так и самой организацией в целом. |
| 4. | Получатель платежа | Укажите полные фамилию, имя и отчество (если применимо) лица, которое будет получателем выплаты по данному расходному ордеру. |
| 5. | Основание расхода | Укажите факт, событие или другую обоснованную причину, по которой производится данный расход. Например, это может быть оплата поставщику за товары или услуги. |
Правильное заполнение заголовка расходного ордера позволит более эффективно вести учет финансовых операций организации.
Указание даты и номера документа
Для правильного оформления расходного ордера необходимо указать дату его составления, а также присвоить ему уникальный номер.
Дата расходного ордера обычно указывается в верхней части документа. Ее следует записывать в формате "день.месяц.год", например: 01.01.2022. Необходимо выбирать актуальную дату составления расходного ордера, чтобы отражать действительное время.
Номер расходного ордера присваивается последовательно для каждого нового документа. Он может содержать цифры и/или буквы, которые обозначают отдел, подразделение или другую специфическую характеристику. Например, РО-2022-001 или РО/123. Важно, чтобы номер был уникальным и не повторялся в других документах.
Указание даты и номера расходного ордера позволяет провести учет и контроль расходов, а также облегчает поиск и анализ документации в будущем.
Шаг 3: Указание получателя и исполнителя
В этом шаге необходимо указать информацию о получателе и исполнителе расходного ордера.
| Получатель: | Укажите полное наименование или фамилию и инициалы получателя расходного ордера |
|---|---|
| Исполнитель: | Укажите полное наименование или фамилию и инициалы исполнителя расходного ордера |
Получатель - это лицо, которое будет получать продукты, работы или услуги, указанные в расходном ордере. Исполнитель - лицо, ответственное за выполнение работ или предоставление услуг в соответствии с расходным ордером.
Указывайте получателя и исполнителя точно и без ошибок, чтобы избежать возможных проблем при выполнении расходного ордера.
Уточнение ФИО и контактных данных
Перед началом заполнения расходного ордера необходимо уточнить ФИО и контактные данные лица, от имени которого будет осуществляться заказ товаров или услуг. В случае, если в организации предусмотрена процедура подтверждения заказа руководителем, необходимо также указать ФИО и контактные данные руководителя для получения одобрения.
Без правильного заполнения реквизитов ФИО и контактных данных может быть затруднено проведение дальнейших операций по заказу товаров или услуг, а также связь с соответствующими лицами для уточнения деталей или получения дополнительной информации.
Ниже приведен перечень основных реквизитов, которые следует указать при заполнении раздела "Уточнение ФИО и контактных данных":
- ФИО заказчика или лица, от имени которого будет осуществляться заказ товаров или услуг;
- Должность заказчика или лица, от имени которого будет осуществляться заказ товаров или услуг;
- Контактный телефон заказчика или лица, от имени которого будет осуществляться заказ товаров или услуг;
- Адрес электронной почты заказчика или лица, от имени которого будет осуществляться заказ товаров или услуг;
- ФИО и должность руководителя, если предусмотрена процедура подтверждения заказа;
- Контактный телефон руководителя, если предусмотрена процедура подтверждения заказа;
- Адрес электронной почты руководителя, если предусмотрена процедура подтверждения заказа.
Уточнение ФИО и контактных данных является одним из важных шагов при оформлении расходного ордера и помогает обеспечить эффективное взаимодействие и связь между заказчиком, поставщиком или исполнителем, а также руководителем организации при необходимости.
Шаг 4: Описание предмета расхода
В данном разделе необходимо описать детали и характеристики предмета расхода, который требует приобретения или замены. Правильное и точное описание предмета расхода очень важно для оформления расходного ордера.
В описании предмета расхода следует указать следующую информацию:
- Наименование - дайте подробное и четкое наименование предмета расхода, чтобы избежать путаницы;
- Характеристики - укажите необходимые технические или качественные характеристики предмета расхода, например, модель, серийный номер, размеры и т.д.;
- Количество - укажите требуемое количество предметов расхода;
- Цена - укажите стоимость единицы предмета расхода;
- Сумма - рассчитайте и укажите общую сумму затрат по данному предмету расхода;
- Срок годности - если предмет расхода имеет срок годности (например, пищевые продукты), укажите его.
Заполняя этот раздел в расходном ордере, следуйте принципу максимальной детализации и предоставляйте все необходимые сведения, чтобы облегчить процесс учета и контроля расходов в компании.
Указание наименования и количества товара/услуги
В этом разделе необходимо ясно и точно указать наименование товара или услуги, чтобы избежать недоразумений или неправильного исполнения заказа. Если наименование является сложным или неоднозначным, рекомендуется использовать дополнительные пояснения или спецификацию товара (например, модель, марка, цвет).
Также следует указать количество товара или объем предоставляемой услуги. Это позволит четко определить, сколько именно товара или услуги требуется закупить или предоставить.
Например, если речь идет о закупке офисных принадлежностей, возможными наименованиями товаров могут быть: бумага А4, ручки, карандаши, клей, скрепки и т.д. При этом для каждого из этих наименований необходимо указать количество, например, 5 пачек бумаги А4, 10 ручек, 20 карандашей и т.д.
Грамотное указание наименования и количества товара или услуги позволит избежать ошибок и неясностей при выполнении расходного ордера.