Делопроизводство – важная составляющая работы организации, ведь именно процесс обработки и хранения документов определяет эффективность ее функционирования. Чтобы гарантировать правильность и единообразие работы с документами, необходима нормативно-методическая база делопроизводства. Эта база включает в себя нормативные акты и методические рекомендации, которые устанавливают правила и порядок организации делопроизводства.
Внедрение нормативно-методической базы делопроизводства позволяет стандартизировать работу с документами и упорядочить документооборот. Это предотвращает потерю и неправильное использование информации, а также облегчает ее поиск и доступность. Кроме того, нормативно-методическая база позволяет оптимизировать процессы делопроизводства, что способствует повышению работы организации в целом.
К основным элементам нормативно-методической базы делопроизводства относятся законы, постановления, инструкции и другие документы, которые регламентируют работу с документами. Они устанавливают правила создания, регистрации, обработки и хранения документов, а также взаимодействие между службами и отделами организации. Кроме того, в базу входят методические рекомендации, которые помогают сотрудникам организации правильно и эффективно выполнять свои задачи.
Общие положения
Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:
| 1. Нормативные акты | – законы, постановления правительства, указы президента, которые содержат нормы и правила, регулирующие организацию и ведение делопроизводства. |
| 2. Методические материалы и рекомендации | – разработки и рекомендации органов государственной власти и управления, а также специализированных организаций по организации и ведению делопроизводства. |
| 3. Нормативные и технические документы | – документы, содержащие требования к структуре и содержанию документов, порядку их регистрации, хранения и уничтожения, формам документов, примерам заполнения и т.д. |
| 4. Нормативные термины и понятия | – определения и толкования ключевых понятий в сфере делопроизводства, которые используются при разработке и реализации внутренних документов и процедур. |
Вся нормативно-методическая база делопроизводства обязательна для применения в организации и является основой для работы сотрудников, ответственных за делопроизводство. Ее невыполнение может повлечь за собой дисциплинарные и юридические последствия.
Определение нормативно методической базы
Основная цель нормативно методической базы делопроизводства – обеспечить правильное и единообразное ведение документации в организациях. Она устанавливает правила по созданию, регистрации, хранению, использованию и уничтожению документов. Благодаря нормативам, каждый сотрудник знает, как правильно оформить документ, куда его направить и чем руководствоваться при обработке и хранении.
В состав нормативно методической базы делопроизводства входят:
| 1. | Законы – основной источник правовых норм, которые регулируют деятельность организаций в целом или регламентируют область документационного обеспечения. |
| 2. | Постановления – официальные акты, принимаемые уполномоченными органами государства, которые содержат указания или рекомендации по делопроизводству и ведению документации. |
| 3. | Приказы и инструкции – внутренние нормативные акты, принимаемые руководством организации, которые регулируют порядок делопроизводства, обязанности сотрудников, процедуры взаимодействия с документами. |
| 4. | Регламенты и стандарты – документы, определяющие порядок выполнения определенных процессов или операций в области делопроизводства. |
| 5. | Справочная литература и учебные пособия – документы, содержащие методические рекомендации, образцы документов, алгоритмы действий и практические указания по делопроизводству. |
Нормативно методическая база делопроизводства постоянно обновляется и дополняется в соответствии с изменениями в законодательстве и развитием технологий. Ее использование помогает организациям обеспечить эффективное и юридически корректное ведение документации, что в свою очередь способствует повышению производительности труда и снижению рисков при обращении с документами.
Документационное обеспечение
Главным документом документационного обеспечения является Положение о документации, которое определяет общие положения и принципы работы с документацией. В нем указываются требования к оформлению документов, правила их регистрации и классификации.
Кроме того, в состав документационного обеспечения входят:
- Типовые формы документов – унифицированные бланки, которые используются для оформления различных видов документов. На них указываются обязательные для заполнения поля и требования к оформлению.
- Методические рекомендации – документы, которые разъясняют основные положения Положения о документации и помогают работникам организации правильно оформлять и хранить документы.
- Справочные материалы – набор документов, которые содержат информацию о действующем законодательстве, нормативных актах и примерах оформления документов.
Документационное обеспечение облегчает организацию работы с документами, повышает качество их оформления и сокращает время на поиск необходимой информации. Оно также служит основой для обучения сотрудников и проведения внутреннего контроля за документацией.
Перечень документов
Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя ряд документов, которые регламентируют процессы, порядок и правила работы с документацией. Основные документы, входящие в нормативно-методическую базу делопроизводства, включают:
- Конституция Российской Федерации – основной закон государства, в котором определены основные права и свободы граждан, а также установлены принципы организации и деятельности государства.
- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» – закон, который регулирует организацию архивного дела, включая правила хранения и использования документов.
- Приказ Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации «Об утверждении типовой должностной инструкции архивариуса» – документ, который устанавливает обязанности и права архивариуса, а также определяет порядок ведения делопроизводства.
- Стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2016 «Документация организаций. Общие требования к системе управления документацией» – стандарт, который определяет требования к организации системы управления документацией, включая создание, получение, передачу и уничтожение документов.
- Межгосударственный стандарт ГОСТ ИСО/МЭК 2709-2006 «Информационная технология. Конвертация цифровых документов. Преобразование метаданных для долгосрочного сохранения» – стандарт, который устанавливает правила и требования к конвертации цифровых документов для их долгосрочного сохранения.
Это лишь некоторые документы, входящие в нормативно-методическую базу делопроизводства. Полный перечень документов устанавливается в каждой организации в зависимости от специфики ее деятельности и требований законодательства.
Регламентирующие документы
Регламентирующие документы входят в нормативно-методическую базу делопроизводства и играют ключевую роль в организации работы с документацией. Они представляют собой нормативно-правовые акты, которые устанавливают основные принципы и правила оформления, обработки, хранения и уничтожения документов.
Законы и кодексы являются основным источником нормативно-правовых актов в области делопроизводства. Они определяют порядок документооборота, права и обязанности работников, правила хранения и уничтожения документов. Некоторые из основных законов и кодексов, регламентирующих делопроизводство, включают:
- Конституция Российской Федерации;
- Гражданский кодекс Российской Федерации;
- Трудовой кодекс Российской Федерации;
- Архивный кодекс Российской Федерации;
- Налоговый кодекс Российской Федерации и др.
Приказы и инструкции являются нормативными актами, которые выдаются руководителями организаций и устанавливают правила работы с документацией внутри конкретной организации. Они часто содержат конкретные требования к оформлению документов, правила регистрации и учета документов, порядок и сроки их передачи и т.д. Внутри одной организации могут существовать различные приказы и инструкции для разных подразделений и должностей.
Стандарты и рекомендации разрабатываются специализированными организациями и включают детальные требования к делопроизводству, касающиеся структуры документа, правил подписи и штамповки, видов и порядка оформления подлинников документов и т.д. Они являются важным инструментом для согласования и стандартизации процессов работы с документацией.
Регламентирующие документы являются основой для проведения качественного, систематического и эффективного делопроизводства. Обеспечивая единые правила и порядок работы с документами, они способствуют упорядоченному и надежному функционированию организации.
Нормативные акты
В нормативно-методическую базу делопроизводства входят различные нормативные акты, определяющие порядок и правила организации и ведения делопроизводства, а также обязанности и права работников, занимающихся делопроизводством.
Одним из основных нормативных актов является Указ Президента Российской Федерации «О порядке организации и ведения делопроизводства» от 9 июля 2018 года. В этом Указе регламентируются основные принципы, методы и процедуры делопроизводства, а также устанавливаются требования к организации делопроизводства.
Другие важные нормативные акты в этой сфере включают:
— Закон Российской Федерации от 22 мая 2003 года № 62-ФЗ «О гражданской службе»;
— Указ Президента Российской Федерации от 16 августа 2004 года № 1009 «Об утверждении Положения о регистрации, учете и хранении документов в федеральных органах исполнительной власти»;
— Постановление Правительства Российской Федерации от 12 февраля 2016 года № 123 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».
Эти и другие нормативные акты являются основой для организации, систематизации и ведения делопроизводства в государственных и муниципальных органах, а также в организациях и предприятиях всех форм собственности.
Процедуры и инструкции
Процедуры представляют собой документы, которые описывают определенную последовательность действий, необходимых для выполнения работ или достижения определенного результата. В процедурах часто прописываются конкретные шаги, сроки выполнения, ответственные лица и другие важные детали. Они могут быть разработаны как для общих, так и для конкретных процессов или проектов.
Инструкции, в отличие от процедур, описывают не только последовательность действий, но и предоставляют информацию о том, какое оборудование, материалы или программное обеспечение необходимо использовать, какие нормы и требования необходимо соблюдать, а также другие специфические детали. Инструкции предназначены для облегчения процесса выполнения задачи и предоставления точных указаний исполнителю.
Процедуры и инструкции обычно разрабатываются специалистами по делопроизводству, чтобы улучшить эффективность и качество работы в организации. Они могут быть регулярно обновляемыми, чтобы отражать изменения в процессах работы или требованиях нормативных документов.
Обновление процедур
Процесс обновления процедур включает несколько шагов. В первую очередь необходимо провести анализ актуальности действующих процедур и выявить несоответствия с новыми требованиями. После этого разрабатывается план обновления, в котором определяются приоритеты и сроки внедрения изменений.
Следующим этапом является разработка новых процедур или внесение поправок в действующие. При этом необходимо учесть все особенности организации и ее деятельности. Важно также обеспечить понятность и легкость восприятия для сотрудников, которые будут работать по обновленным процедурам. Для этого можно использовать графические схемы или другие наглядные иллюстрации.
После разработки новых процедур или внесения изменений необходимо организовать их внедрение. Это может включать в себя проведение тренингов и обучающих мероприятий для сотрудников, а также контроль за соблюдением обновленных процедур в рабочем процессе.
Обновление процедур является важным элементом эффективной делопроизводственной системы. Своевременное обновление позволяет улучшить качество работы, оптимизировать рабочие процессы и снизить вероятность ошибок. Поэтому необходимо уделять должное внимание обновлению процедур в рамках нормативно-методической базы делопроизводства.