Что необходимо учесть при составлении положения о закупках для эффективного управления процессом закупок организации

Положение о закупках является важным документом, который регулирует процедуру и порядок проведения закупок в организации. В нем указываются все необходимые требования, правила и процедуры, которые должны быть соблюдены при покупке товаров, работ и услуг. Правильное составление положения о закупках позволяет обеспечить прозрачность и эффективность проведения закупок, а также способствует предотвращению коррупционных схем и мошенничества.

Положение о закупках должно включать следующие разделы:

1. Общие положения. В данном разделе указывается цель и задачи закупок, а также их основные принципы. Также здесь указывается, какие должны быть полномочия субъектов закупок, график проведения закупок и требования к участникам закупок.
2. Порядок подготовки и проведения закупок. В этом разделе указываются все процедуры, которые необходимо выполнить для проведения закупок. Здесь указывается, какие документы должны быть представлены участниками закупок, какие требования должны быть выполнены при подготовке документации и какие сроки должны быть соблюдены.
3. Этапы закупочной процедуры. В данном разделе указываются все этапы закупочной процедуры, начиная с объявления о проведении закупок и заканчивая заключением договора. Здесь указывается, какие документы должны быть представлены на каждом этапе, какие действия должны быть выполнены и какие сроки должны быть соблюдены.
4. Контроль за проведением закупок. Здесь указываются меры контроля за проведением закупок и ответственность за нарушение законодательства в области закупок. Также здесь указываются механизмы обжалования решений по закупкам и порядок рассмотрения жалоб.
5. Заключительные положения. В данном разделе описываются процедуры, которые необходимо выполнить после проведения закупки, а также другие важные аспекты, не учтенные в предыдущих разделах. Здесь могут быть указаны ссылки на другие нормативные акты, которые регулируют проведение закупок, и другую полезную информацию для участников закупок.

Правильное и подробное составление положения о закупках является залогом эффективного и прозрачного проведения закупок, а также способствует соблюдению законодательства и предотвращению коррупционных схем.

Обязательные элементы положения о закупках

1. Введение

В разделе "Введение" следует указать цель и задачи положения о закупках, а также область его применения. Здесь также стоит дать краткое описание процесса закупок и его основных этапов.

2. Определения

В данном разделе следует предоставить определения ключевых терминов, используемых в положении о закупках. Это поможет уточнить понимание технических терминов и терминологии, используемых в документе.

3. Организация закупок

В этом разделе следует описать организационную структуру, ответственных лиц и их роли в процессе закупок. Также здесь стоит указать обязанности и полномочия каждого участника.

4. Запросы и требования

В данном разделе следует описать требования к закупкам, включая процедуры запроса предложений и требования к участникам их предоставления. Также стоит указать критерии оценки предложений и их приоритетность.

5. Договор и оплата

В этом разделе следует указать требования к заключению договоров, включая условия и сроки оплаты. Также стоит указать процедуру разрешения спорных вопросов и претензий, связанных с исполнением договора.

6. Контроль и отчетность

В данном разделе следует описать процедуры контроля и отчетности по закупкам, включая ведение количественных и качественных показателей, а также предоставление отчетов в установленные сроки.

7. Финальные положения

В этом разделе следует указать процедуры внесения изменений в положение о закупках, а также ответственность за нарушение положения и порядок его применения. Здесь также можно указать обратную связь и контактные данные для вопросов и комментариев.

Предмет контракта, цена и сроки

При составлении положения о закупках необходимо указать предмет контракта, который должен быть четко и однозначно сформулирован. Детальное описание предмета контракта позволит избежать двусмысленностей и неоднозначностей, а также установить точные требования к поставщику товара или услуги.

Цена является важным элементом контракта, который должен быть указан в положении о закупках. Определение цены позволяет установить бюджет закупки и сделать выбор поставщика в соответствии с требованиями и возможностями заказчика.

Сроки исполнения контракта также требуют ясного определения. В положении о закупках следует указать дату начала и окончания работы, что позволит согласовать временные рамки с поставщиком и спланировать процесс закупки.

Условия участия в закупке:

Для участия в закупке необходимо выполнить следующие условия:

1. Ознакомиться с условиями конкурса и положением о закупках, опубликованными на официальном сайте.
2. Предоставить полный пакет документов, согласно требований законодательства и положения о закупках.
3. Оплатить установленную комиссию за участие в конкурсе/тендере.
4. Соблюдать установленный срок подачи заявки на участие.
5. Обеспечить правильность и достоверность предоставляемой информации в заявке.
6. Обеспечить достаточный уровень финансовых ресурсов и профессионализма для выполнения закупки.
7. Непосредственно участвовать в процедуре закупки, представлять свою предложение по требованиям конкурса.
8. В случае победы в конкурсе, заключить договор с заказчиком и выполнить все условия контракта.

Подробные требования и условия участия в закупке могут различаться в зависимости от типа процедуры, сроков и стоимости закупки.

Критерии оценки заявок

Ниже представлена таблица, в которой перечислены основные критерии оценки заявок:

Весовой коэффициент каждого критерия указывает на его значимость в общей оценке заявки. Сумма весовых коэффициентов должна равняться 100%.

Оценка заявки производится путем сравнения предложений участников по каждому критерию и присвоения баллов. В итоге, заявка с наибольшим количеством баллов считается наиболее предпочтительной.

В случае, если несколько заявок имеют одинаковое количество баллов, применяется дополнительный критерий выбора, чаще всего это минимальная цена.

Порядок подачи заявок и документов

При подаче заявки на участие в закупке необходимо ознакомиться с требованиями, изложенными в положении о закупках, и предоставить следующие документы:

1. Заявка в письменной форме, которая должна содержать все необходимые сведения о поставщике и его предложении.
2. Копия учредительных документов поставщика товаров, выполнения работ или оказания услуг.
3. Документы, подтверждающие соответствие поставщика требованиям квалификации.
4. Реквизиты банковского счета для осуществления денежных операций в случае заключения контракта.
5. Документы, подтверждающие финансовую состоятельность поставщика (например, баланс, отчет о прибылях и убытках).
6. Справки от налоговой службы о наличии задолженности перед бюджетом.
7. Доверенность или иные документы, подтверждающие полномочия лица для подписания заявки и заключения контракта.

Все документы должны быть представлены в соответствии с требованиями, указанными в положении о закупках, в том числе должны быть заверены надлежащим образом и содержать необходимые подписи.

Дополнительные элементы положения о закупках

В положении о закупках могут быть включены дополнительные элементы, которые помогут улучшить процесс закупок и сделать его более эффективным и прозрачным.

• Проверка квалификации поставщиков: Этот элемент положения определяет процедуры и требования для проверки квалификации поставщиков перед принятием решения о заключении контракта.
• Ограничения к конфликту интересов: В этом разделе должны быть описаны правила, которые запрещают участие поставщика участвующего в процессе закупок и его связанных лиц в возможном конфликте интересов.
• Согласование договорных условий: В этом разделе определяются требования к согласованию договорных условий между заказчиком и поставщиком перед заключением контракта.
• Отслеживание и контроль: В данном элементе должны быть указаны требования к отслеживанию и контролю выполнения контракта после его заключения.
• Применение электронных средств обеспечения конкурса: Если в положении о закупках предусмотрены электронные средства обеспечения конкурса, то необходимо указать требования к их применению.

Включение таких дополнительных элементов в положение о закупках поможет улучшить процедуры закупок и сделать их более прозрачными и эффективными для всех участников процесса.

Образец договора и технического задания

В положении о закупках важно предусмотреть раздел, который содержит образец договора и технического задания. Этот раздел позволяет участникам процедуры ознакомиться со стандартными условиями, которые будут применяться при заключении договора на поставку товаров или оказание услуг.

В данном разделе следует указать следующую информацию:

1. Наименование договора и его цель.
2. Стандартные условия поставки товаров или оказания услуг.
3. Сроки выполнения работ или поставки товаров.
4. Стоимость и порядок оплаты.
5. Ответственность сторон.
6. Способы решения споров и применимое законодательство.

Техническое задание, в свою очередь, является неотъемлемой частью договора. В нем указываются конкретные требования, которым должны соответствовать товары или услуги. Техническое задание включает следующие пункты:

1. Характеристики товаров или услуг.
2. Количество и качество товаров или услуг.
3. Требования к упаковке и маркировке товаров.
4. Необходимые сертификаты и лицензии.
5. Требования к срокам поставки или выполнения работ.
6. Прочие требования, связанные с особенностями закупки.

Образец договора и технического задания должен быть предоставлен участникам процедуры уже на этапе подачи заявок. Это позволяет всем заинтересованным лицам ознакомиться с основными условиями и требованиями, и, если необходимо, внести соответствующие изменения или предложения.